Chef de projet

Impossible de parler Projets Informatiques, sans parler plus particulièrement de la fonction de chef de projets. Homme orchestre aux multiples casquettes, le chef de projets porte sur ses épaules la responsabilité de la réussite - ou de l'échec - du projet qu'on lui a confié.

Rigoureux, persévérant, ouvert aux autres, informaticien de formation ou non, ... son profil est celui du mouton à cinq pattes. Bref, il doit avoir de nombreux talents pour réussir sa mission. Cette rubrique vous permettra d'en savoir plus sur cette fonction.

Les projets informatiques

Chef de projet

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Un projet informatique peut rassembler, selon sa taille, un nombre très important d'acteurs, de tous horizons et de toutes compétences.

Il serait utopique de vouloir rassembler tous les acteurs d'un projet de grande taille autour d'une même table. Le projet est alos découpé en lots (ou sous domaines) :

fonctionnel : décrire les services que doit rendre l'outil
utilisateurs : faire un groupe de travail avec les utilisateurs pour définir l'ergonomie
développement : développer l'application informatique
architecture : définir et mettre en place les serveurs nécessaires à l'outil
réseau : mettre en place les moyens réseau suffisants
etc...

Au sein de chacun de ces lots sont nommés des chefs de projet dont le périmètre de la mission est parfaitement bien définie. C'est au directeur de projets de s'assurer que l'ensemble des périmètres des différents lots couvre bien tous les besoins pour la réalisation du projet.

Rôle d'interface

Les qualités

Par définition, l'excellent chef de projets informatique est le fameux mouton à cinq pattes que tout le monde cherche encore. Excellent dans les relations humaines, rigoureux, bon technicien, ... le portrait du chef de projets idéal que je trace ici semble utopique. Faisons tout de même un petit tour des qualités qu'on attend de lui...

Rigueur : la rigueur est de mise dans ce type de poste. On entend par rigueur la faculté de ne laisser passer aucun détail du projet : questions sans réponses, ambiguïté sur une décision ou une fonctionnalité, etc...

La rigueur intervient aussi dans la capacité à maîtriser l'ensemble des paramètres du projet : prévoir tous les risques potentiels, noter chaque décision et vérifier la bonne prise en compte, identifier toutes les tâches sans en oublier une seule, identifier toutes les questions restées en suspend et n'en laisser aucune sans réponse, garder des traces de chaque décision, etc ...

Mais rigueur ne veut pas dire raideur : rares sont ceux qui sachent faire la différence. On entend par " raideur " l'impossibilité psychologique d'accepter de changer d'idée, de s'adapter à une nouvelle situation, à un nouveau contexte.

Communication : le chef de projet doit bénéficier d'une bonne faculté à exprimer ses idées. Cette capacité doit toucher à la fois l'expression écrite et orale.

On s'aperçoit très souvent que cette faculté n'est pas partagée par tous : l'expression écrite devient le parent pauvre de l'enseignement, et nombreux sont les futurs informaticiens ayant un bagage technologique qui revendiquent leur nullité en Français, comme pour mieux prouver leur compétence technique. C'est souvent très handicapant pour lui et surtout pour les autres.

Ecoute : une bonne écoute est aussi tout à fait indispensable pour pouvoir piloter un projet. L'écoute comprend la compréhension des autres (à l'écrit et à l'oral), mais aussi et surtout l'ouverture sur leurs idées. L'écoute est difficile : elle requiert une bonne maîtrise de soi et l'acceptation de la critique. Elle nécessite aussi de savoir communiquer pour répondre de la meilleure façon à une critique constructive ou non et d'accepter de changer d'avis.

Ouverture, dialogue : de façon générale, la communication nécessite des capacités personnelles d'ouverture, de dialogue. Elle nécessite de savoir passer d'un discours ferme à un dialogue plus ouvert.

Bon sens : le chef de projet doit avoir une dose élevée de bon sens, seule condition pour réaliser correctement un projet. Selon le dicton populaire, le bon sens serait la chose la moins partagée dans le monde. Le bon sens permet de prendre les bonnes décisions dans un cadre réaliste : cela permet d'identifier les impacts de chaque décision, ou d'identifier les tâches essentielles dans un projet, et leur bon séquencement. Le bons sens interdirait par exemple à un chef de projet de réaliser un développement avant une étude technique !

Connaissances : pour pouvoir piloter un projet informatique, il faut tout de même avoir un minimum de compétences en informatique, ou alors d'être entouré par les collaborateurs adéquats qui peuvent apporter leur propre compétence.

De façon générale, même si d'excellents chefs de projets informatiques n'ont aucune formation professionnelle dans ce domaine, on peut douter de la capacité de l'individu à juger de la pertinence d'un planning sans avoir la moindre idée de ce à quoi correspond chaque tâche. De même, il est difficile de défendre un projet sans en connaître les contraintes et les risques techniques.

Culture gestion de projet : un minimum de culture en gestion de projet semble indispensable. Même si ces techniques font appel le plus souvent au bon sens, il peut être néanmoins plus prudent de se pencher sur les techniques et le vocabulaire utilisés dans la gestion de projet pour savoir vraiment de quoi on parle. On imagine mal un chef de projet demander ce qu'est un diagramme de Gantt. De plus, une telle formation permet de découvrir des outils intellectuels qui peuvent être fort utiles dans certaines phases du projet. Pour finir, cette formation peut amener le futur chef de projets à se poser les bonnes questions au bon moment.

Caractère : le chef de projet doit avoir du caractère pour diriger le projet. La notion est difficile à estimer, car avoir du caractère ne veut pas dire " avoir mauvais caractère " ! Les positions de la hiérarchie ou de la maîtrise d'ouvrage sont quelque fois à l'opposé des conditions optimales pour la réussite du projet, et il est du devoir du chef de projet de faire entendre sa parole et de convaincre ses interlocuteurs.

Crédibilité : le chef de projet doit être crédible. La crédibilité s'acquiert très lentement au fil des interventions et des contacts avec les interlocuteurs. Elle nécessite une concentration de tous les instants pour vérifier chaque détail et garantir une intervention de qualité au bon moment. Paradoxalement, elle peut se perdre en deux minutes après une réaction inappropriée ou une réponse inadaptée !

Réactivité : la réactivité est maître mot en gestion de projets informatiques. La réactivité correspond à la faculté de réagir vite et bien à un événement. Elle est importante car tout retard dans l'une des phases d'un projet peut avoir une formidable répercussion sur la suite. Exemple : si le chef de projets a la connaissance d'une adéquation entre les technologies utilisées par ses prestataires et les contraintes de sa plate forme technique, s'il réagit après plusieurs jours, tous les développements réalisés pendant ce laps de temps sont bons pour la poubelle.

Interface

Qualités

Deux chefs de projets principaux sortent du lots.

Le chef de projet de la Maîtrise d'ouvrage qui est responsable du "Quoi" (quels services doit rendre l'outil) et le chef de projet de la Maîtrise d'oeuvre qui est responsable du "Comment" (comment réaliser le projet de manière technique et concrête).

Les deux chef de projet servent d'interface entre tous les équipes : le chef de projet Maîtrise d'ouvrage gère les chefs de projet qui travaillent sur les aspects fonctionnels du projet (non techniques), et le chef de projet Maîtrise d'oeuvre quant à lui, gère les aspects techniques en s'assurant avec les chefs de projets des différents lots techniques que toutes les conditions pour la réalisation du projet sont bien réunies.

Responsabilités

Il est courant de constater que de nombreux professionnels confondent gestion de projets et planification. Or la planification qui consiste simplement à ordonnancer les tâches les unes par rapport aux autres et à les positionner dans le temps n'est seulement qu'une des tâches de la gestion de projets.

Pour lancer, puis gérer un projet, il y a beaucoup de choses à penser, et à faire. Voici une petite liste des responsabilités du chef de projets, liste non exhaustive, qui n'a pour d'autres buts que d'en donner une petite idée :

Définir le projet : le chef de projets a la responsabilité de s'assurer que la définition du projet est correcte tant sur le fond (les réels besoins), que sur la forme (at-on toutes les informations utiles)?

Définir le périmètre du projet : une mission est confiée au chef de projet : celle de mener à bien un projet. Encore faut-il parfaitement définir le périmètre de la tâche qui est confiée. Est-ce uniquement le développement, ou est-ce que la mission intègre aussi la mise en oeuvre de l'architecture, etc... ?

Identifier les ressources nécessaires : un projet informatique, c'est avant tout des moyens humains et matériels. La responsabilité du chef de projet est de s'assurer que tous ces moyens sont disponibles. Et si ce n'est pas le cas, sa responsabilité est de faire en sorte que l'ensemble de ces moyens soient disponibles en temps voulu.

Réaliser un budget : un projet a été confié au chef de projet : il est de sa responsabilité de fournir à la Maîtrise d'ouvrage le budget reprenant l'ensemble des coûts qu'il juge nécessaire pour réaliser le projet.

Elaborer le planning : connaissant les contraintes de calendrier indiquées par la maîtrise d'ouvrage, connaissant aussi les ressources disponibles, et les tâches à réaliser, le chef de projet doit réaliser un planning détaillé, faisant figurer les dates importantes (jalons).

Maîtriser les dépenses : une fois le budget validé par la Maîtrise d'ouvrage et par lui-même, le chef de projet est responsable de l'usage qui est fait des moyens financiers, techniques et humains mis à sa disposition. En cas de dépassement, sa responsabilité est engagée.

Garantir un niveau de qualité : le chef de projet est responsable de la qualité des applications développées par son équipe dans le cadre d'un projet. C'est à lui de mettre en place les moyens nécessaires pour contrôler cette qualité (équipe de tests). En cas de livraison non conforme, sa responsabilité est engagée.

Respecter le planning : le chef de projet est responsable du respect du planning de réalisation de son projet qu'il a lui même élaboré. Il doit identifier tout risque de dérapage, et mettre en oeuvre tous les moyens correctifs nécessaires pour l'éviter. Il doit aussi alerter la Maîtrise d'ouvrage de tout risque potentiel de retard.

Piloter les équipes : le chef de projet a la responsabilité de la cohésion des équipes qui travaillent sous sa direction, dans le cadre du projet. C'est à lui que revient la responsabilité de coordonner les équipes, de gérer la communication, ...

Responsabilites

Savoir choisir

Choisir

Le chef de projet est celui qui va animer tout le projet, celui qui va battre la mesure pour que toutes les équipes rament de la meilleure façon possible et surtout dans la même direction. Le choix du chef de projet est capital, et du bon choix dépend en partie la réussite du projet. Reste donc à ne pas se tromper sur ce choix.

Le choix du chef de projet

Dans les sociétés de petites dimensions non habituées à la notion de projets, on a vite fait de bombarder "chef de projet" une personne qui a le plus haut grade, mais pas forcément celui qui a la plus haute compétence en la matière, ni la plus grande disponibilité.

C'est que dans "chef de projet", il y a "chef", alors il arrive que, dans ces petites sociétés, ce poste soit tenu par le manager ayant le niveau hiérarchique le plus élevé. Or, on peut être à la fois excellent manager et très mauvais chef de projet, tout simplement parce que les métiers sont différents!

Il arrive aussi que la fonction de chef de projet est offerte comme une promotion au meilleur développeur informatique. C'est souvent une excellente idée si ce développeur a acquis avec l'âge l'envie de faire autre chose que de la programmation, et / ou si cette personne a développé au cours des années une bonne connaissance du métier et de ses contraintes. Ca peut être une très bonne idée aussi s'il a une hauteur de vue suffisante pour voir le projet dans sa globalité, sur des aspects autres que techniques.

Il arrive aussi que ce soit un choix très malheureux : le collaborateur peut accepter le poste sans pour autant ni avoir l'envie ni avoir la fibre pour les choses de gestion, de peur de louper une possibilité d'évolution de carrière.

Le risque serait donc qu'il tente par tous les moyens de rester plongé dans sa technique, négligeant par manque d'intérêt tous les aspects de gestion des coûts / délais / qualité, et aussi tous les autres aspects annexes (communication avec les autres acteurs, ...). Le collaborateur devient alors un mauvais chef de projet, alors qu'il était excellent développeur. Lui qui a toutes les qualités techniques pour devenir "expert" dans son domaine prend alors l'image d'un "mauvais collaborateur".

Reconnaissance du rôle
du chef de projet

Il est important de bien prendre conscience que l'identification et la reconnaissance du statut par la hiérarchie auprès des autres acteurs du projet est primordial.

Il ne s'agit pas ici d'annoncer la nomination comme chef de projet comme on annonce une promotion. Il s'agit juste de désigner officiellement le collaborateur comme étant chef de projets et unique interlocuteur auprès des autres acteurs du projet.

Cette identification officielle est capitale pour donner au chef de projet la crédibilité de départ dans ses décisions : sans cela, le chef de projets n'aura aucun poids face à ses collaborateurs et aux autres décideurs.