avec SharePoint (Microsoft)

 

Depuis 2001, avec sa première version, l'outil collaboratif SharePoint s'est généralisé dans toutes les grandes entreprises du monde, principalement pour gérer les documents. Mais on peut faire bien plus de choses que ça. 

 

Digital interne

Le collaboratif

Collaboratif & Entreprise 2.0

 
 

L'histoire de SharePoint

 

SharePoint est une solution Microsoft, dont la première version a été commercialisée au tout début des années 2000 : c'était la version SPS 2001.Cette première version était dédiée quasiment à la seule gestion des documents.

 

Ensuite, SharePoint a evolué avec de nouvelles versions :

 

  • SharePoint 2003 : évolution majeure avec la possibilité de gérer des informations structurées (avec des formulaires, ...) et non plus uniquement que des documents.

 

  • Microsoft Office SharePoint Serveur 2007 : un autre nom que "SharePoint", perturbant, et de nouvelles fonctionnalités puissantes comme les workflows, la publication, excel services, etc.

 

  • SharePoint 2010 : une version améliorée au niveau ergonomique de MOSS 2007, mais toujours perfectible, et d'autres nouvelles fonctionnalités

 

  • SharePoint 2013 : dans cette version, SharePoint intègre la possibilité d'intégrer des murs de conversation, et améliore l'ergonomie. Mais la grande révolution c'est la possibilité d'utiliser SharePoint en ligne (avec l'offre Cloud Office 365) ou installée sur vos propres serveurs (on-premices)

  • SharePoint 2016 : c'est la prochaine version, déjà disponible en pilote pour ceux qui le souhaite. Pour en savoir plus, voyez cette vidéo sur un présentation : cliquez ici

 

 

Souvenez-vous, en 2003, un nouveau terme venait de naître pour évoquer les nouveaux usages sur le Net : le Web 2.0

 

Aujourd'hui, beaucoup d'entre nous ne savent pas encore trop ce que ce terme signifie. Certains pensent encore que c'est une techonologie, ou un langage de programmation.

 

Le Web2.0 

 

En fait, le Web 2.0 ce sont avant tout des usages, voir une philosophie. Il s'oppose au Web 1.0 des débuts.

 

Le Web 1.0 était le Web des premières années : il s'agissait de sites très figés, qui présentaient des contenus aux utilisateurs, consommateurs de l'information.

 

Le Web 2.0  donne la possibilité aux utilisateurs de contribuer, de publier, de partager ; des usages impossibles dans les sites des débuts du Web. Le Web 2.0 est né avec les premiers blogs qui ont permis à tous de publier des billets de contenus, et aux lecteurs, de contribuer (commentaires ou likes). 

 

L'Entreprise 2.0

 

L'Entreprise 2.0 c'est la déclinaison de ces usages au sein des entreprises. Et ça ne s'est pas fait sans mal.

 

Le Web 2.0 a donné la parole à tous sur le Net ; mais donner cette liberté dans les entreprises ne se fait pas sans peur ni grincement de dents. SharePoint a été l'un des outils qui ont ouvert cette possibilité au sein des entreprises.

 

 

 

 

 

Les fonctionnalités

 

Il est impossible en quelques exemples de lister toutes les fonctionnalités possibles de SharePoint. Pour plus de détail, je vous renvoie sur mon livre ; pour des présentations exhaustives, je vous recommande de rechercher des présentations sur Internet, ou de faire appel à une prestation ABALON.

Si les affichages montrés en exemple ci-dessous permettent de voir les propriétés associés à des documents, les "affichages" permettant aussi d'afficher des données issues de listes de données structurées. 

 

Exemple ci-dessous, avec cet affichage des membre d'une association, gérée avec un site SharePoint. Une liste structurée "membres" permet de gérer la liste de tous les membres, et d'affichager les informations sous la forme (colonnes, tri, regroupement, ...) que l'on souhaite :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Les notifications

 

L’essentiel des solutions actuelles, et bien entendu SharePoint, proposent des fonctionnalités de notification assez poussées qui vous permettront d’être notifié en cas de nouvelle action réalisée sur le document.

 

La définition de l’action qui déclenche la notification ainsi que la fréquence de notification est à paramétrer par l’utilisateur. Cette fonctionnalité est puissante pour être informé en différé ou en temps réel sur les évolutions d’un document important (les spécifications d’un projet par exemple).

 

Mais mieux vaut ne pas se faire notifier pour tout, sinon la notification perd de sa valeur d’alerte !

 

 

Les web parts

 

Les Web parts sont les "widgets" à la mode SharePoint. Ce sont des petites zones d'information que l'on peut ajouter sur une page Web de SharePoint :  donner une vue sur les derniers document publiés, ou sur des informations stockées dans des listes.

 

Le système de Webpart permet de construire une page complète de contenu, en ajoutant sur une page vierge les différentes Webparts dont vous avez besoin.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

La confidentialité

 

SharePoint offre des fonctionnalités très poussées en termes de fonctionnalités, à la fois en matière de positionnement (sur le site, une liste, un dossier, un élément de liste, ...), et en termes de rôles.

 

C'est fort beau, mais mieux vaut ne pas en abuser : plus un site est complexe en termes de positionnement des droits, plus il est compliqué et lourd à gérer.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Demandez autour de vous : à quoi sert SharePoint ? La grande majorité des personnes qui répondront que SharePoint permet le stockage et le partage des documents.

 

Mais il est impossible de dresser la liste des usages que vous pouvez tirer de SharePoint. C'est aussi difficle que d'imaginer tout ce que vous pouvez construire avec les briques Lego (c) : selon la manière de les assembler, vous pouvez réaliser ce que vous voulez, avec plus ou moins de talent et donc avec plus ou moins de succès.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

A titre d'exemples, voici ci-dessous quelques usages classiques que SharePoint permet d'offrir à votre entreprise. Reste que la pertinence de ces usages dépend en très grande partie de la compétence et de la maîtrise de ceux qui les mettent en place.

 

Portails de contenu

 

SharePoint permet de mettre en oeuvre des portails de contenu assez facilement. Ces portails offriront des points d'entrée vers les contenus : sites SharePoint, documents, informations, etc.

 

Les Webparts permettent  de construire le contenu des pages de portail, en affichant des zones d'informations utiles, pour permettre à la fois d'informer l'utilisateur (sur les derniers documents modifiés, les dernières actualités, ...) mais aussi d'afficher simplement les accès aux différentes sources de contenus (sites, ..)

 

Moteur de recherche

 

SharePoint propose par défaut un moteur de recherche puissant qui vous permettra de rechercher des contenus partout dans vos sites.

 

Reste à bien paramétrer cette recherche pour qu'elle soit pertinente, à la fois dans les sources de contenus, dans les règles de recherche et dans l'affichage des résultats.

 

Bien mis en oeuvre, ce moteur peut être très efficace. Mal mis en oeuvre, il n'apportera que peu de service à votre entreprise, et tout le monde en portera la faute sur le produit, alors que c'est la mise en oeuvre qu'il faut repenser.

 

A voir en complèment la rubrique sur le moteur de recherche.

 

Gestion de documents

 

Comme je l'ai dit précédemment, SharePoint est principalement utilisé par les équipes pour le stockage et le partage des documents. C'est le principal usage qu'ils connaissent, mais c'est très réducteur.

 

En complément, Office 365 propose également OneDrive, qui est une version "personnelle" de stockage de documents.

 

L'utilisation de SharePoint pour les documents est donc un usage classique : c'était seule fonction dans sa première version en 2001. Depuis l'outil a considérablement évolué.

 

Encore faut-il savoir comment bien structurer cette gestion de documents.... Il y a mille façons de structurer des sites documentaires, en fonction des organisations, des métiers, des projets... etc...

 

Selon cette manière de faire, la gestion de documents sera efficace dans l'entreprise, ou au contraire, désastreuse. Dans ce cas, l'outil SharePoint sera pointé du doigt, alors que dans ce cas présent, c'est aussi la mise en oeuvre qu'il faut repenser.

 

Workflows

 

En quelques clics, SharePoint propose de positionner des workflows sur certains contenus du site : documents, ou autres types d'informations.

 

Pour des Workflows simples (ou moyennement compliqués), SharePoint offre alors une solution low cost qui répondra à de nombreux besoins métiers. Encore faut-il savoir le faire, et connaître les limites du produit.

 

 

 

 

Avant de vous parler des usages, il faut parler des fonctionnalités, car les usages sont bâties sur ces fonctionnalités. 

 

Impossible d'être exhaustif (voir mon livre pour plus de détails) mais je  peux néanmoins survoler les plus emblématiques du produit ; celles qui font que SharePoint est SharePoint.

 

Les listes SharePoint

 

Dans SharePoint, tout est liste ! La "liste SharePoint" est créée par l'administrateur de site pour y stocker des données et informations.

 

Cela peut être une liste de documents, d'informations structurées (des colonnes de données, des affichages - j'en parle après), des listes d'images, des calendriers, etc.

 

Toutes ces listes fonctionnent grosso modo selon le même mode, et offre les mêmes fonctionnalités  : pour gérer les droits sur les listes, pour afficher le contenu, pour ajouter des propriétés (tags), ...

 

De sorte que toute personne qui connaît le principe des listes, peut au final faire beaucoup de chose dans un site SharePoint.

 

Les propriétés (tags)

 

Dans tout type de liste, l'administrateur peut ajouter des propriétés (tags) pour stocker de l'information, ou permettre de mieux retrouver de l'information.

 

Ces propriétés peuvent par exemple permettre de mieux trouver un document grâce au moteur de recherche, mais elles peuvent permettre, pour une liste de données brutes, de stocker de l'information sous forme de formulaires électroniques.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Les affichages

 

La fonctionnalité des "affichages" permet d'afficher les informations sous plusieurs angles, selon les besoins. Les "affichages" permettent d'afficher à l'écran les informations saisies dans les propriétés des listes.

 

Par exemple, pour gérer les documents d'un projet, en ajoutant des propriétés comme le nom du projet et le type de document, il est possible d'afficher la liste des documents par projet :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

... ou la liste de ces mêmes documents mais regroupés cette fois par type de document :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Les usages

 
 

Sites d'équipes, projets, etc

 

SharePoint offre toutes les fonctionnalités utiles pour gérer efficacement la vie d'équipe, de projets, etc.

 

Un site SharePoint permet de gérer les documents, mais aussi des informations sous forme de Calendriers, plannings Gannt, listes de tâches (avec des notifications, ...), etc.

 

De plus en plus, les communautés de Réseau Social d'Entreprise (RSE) remplacent ces sites SharePoint d'équipe, de projet, ... 

 

Information & connaissance

 

L'information, ce n'est pas QUE des documents (cliquer ici), mais c'est aussi de l'information écrite, qui circule généralement que par mails. 

 

SharePoint propose des fonctionnalités simples de blog (pour diffuser de l'information) ainsi qu'une fonctionnalité de Wiki (pour gérer la connaissance par exemple). Entre autres...

 

Encore faut-il s'avoir ce qu'est un blog et ce qu'il peut apporter dans une entreprise (exemple : journal de bord électronique d'une équipe technique préposé à la maintenance d'une application, etc).

 

La maîtrise de ces fonctionnalités, et la bonne mise en musique nécessite de maîtriser ces usages, et d'avoir une bonne vue sur la manière de les intégrer dans la vie du'une équipe.

 

Sites métier

 

La vie en entreprise, ce sont généralement des équipes qui travaillent en collaboration. Par exemple, une équipe A qui exécute des actions demandées par l'équipe B.

 

Très souvent, ces équipes dialoguent par mails uniquement. Ce mode d'échange implique qu'il n'y a aucune métrologie des demandes, ni aucune possibilité d'avoir une vue sur les statuts de traitement des demandes.

 

En quelques heures, SharePoint permet de mettre en place un site structuré, au travers duquel l'équipe B formulera ses demandes au travers de formulaires électroniques structurés ; l'équipe A recevra ces demandes en consultant la page d'accueil du site, ou en recevant les notifications.

 

Dans certaines équipes, ce mode d'usage de SharePoint a apporté de vraies révolutions. Avec seulement quelques heures de paramétrage.

 

Framework de développement

 

SharePoint peut être utilisé comme "framework" de développement, pour réaliser certaines applications intranet.

 

L'idée est d'intéger des fonctionnalités métier dans des sites SharePoint, en utilisant ses fonctionnalités de base au lieu de les développer : gestion des menus, des pages, etc.

 

Business Intelligence

 

SharePoint apporte des solutions très effice pour faire de la BI (Business Intelligence), pour créer par exemple des portails de reporting facilement consultables.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Il y a beaucoup d'autres usages possibles. J'en parle en partie dans mon livre. Mais les meilleurs usages sont ceux qui répondent à votre contexte, et aux besoins de vos équipes.

 

La seule chose à retenir, c'est que le potentiel de SharePoint est immense, mais que son potentiel est rarement exploité dans les entreprises. 

 

Sur ces sujets, comme sur le déploiement d'un Réseau Social d'Entreprise, je recommande de faire appel à un expert pour être guidé et découvrir comme bien exploiter ces usages.

 

La gouvernance

 


Pour pour toute solution intranet, SharePoint nécessite une gouvernance pour permettre de maîtriser à la fois ses usages et sa croissance. Il y a deux orientations possibles pour aborder la gouvenance : soit en mettant le processus de maîtrise en première position de vos préoccupations, soit en mettant vos utilisateurs.

Processus first, ou ...

 

Ici, votre centre de préocupation est avant tout de maîtriser votre environnement SharePoint et la croissance. Vous aimez l'ordre, la maîtrise et les clôtures de sécurité un peu partout. 

 

Votre cauchemar : voir le nombre de sites SharePoint augmenter de façon croissante avec, à la clé, le nombre de ses utilisateurs. Vos craintes : ne pas savoir contenir cette croissance, ne pas pouvoir contrôler les utilisateurs.

 

Dans cette approche de la gouvernance, vous allez donc tout mettre en oeuvre pour contenir la croissance, voir la limiter. Vous voyez cette croissance comme un risque, alors qu'en fait, ça ne serait que le signe d'une adoption.

 

Pour ce faire, vous allez contraindre au maximum l'utilisation de SharePoint en mettant un processus de validation de création de site de plusieurs jours (voir plusieurs semaines).

 

Officiellement c'est pour vous assurer que les demandes sont justifiées. Mais en vrai, c'est un moyen de décourager l'usage car lorsqu'un projet se lance, c'est immédiatement qu'il faut pouvoir monter un site, pas plusieurs jours après.

 

Vous allez également restreindre toutes les fonctionnalités : empêcher des sous sites, verrouiller les fonctionnalités d'administration, etc. Mais ce faisont, vous stérilisez SharePoint, en retirant aux utilisateurs les plus avertis la possibilité d'inventer de nouveaux usages auxquels vous n'auriez pas pensés.

 

... utilisateurs first ?

 

Ici, votre centre de préocupation est avant tout vos utilisateurs et les gains qu'ils pourront tirer de votre solution.

 

Vous ne voyez plus l’utilisateur comme un élément perturbateur de votre écosystème, mais vous le voyez pour ce qu’il est vraiment : un collègue de travail à qui vous voulez rendre la vie plus facile.

 

Vous aurez la volonté de proposer un service. Mais un service qui rend service, sans pour autant semer l’anarchie dans la gestion de l’écosystème.

 

Vous allez alors vous mettre dans la peau d'un utilisateur et penser le service de façon honnête et réaliste. Vous allez chercher tout ce qui peut le rendre plus efficace et réactif.

 

La création d'un espace collaboratif (site) sera automatisé, et le site disponible maximum dans l'heure qui suit la demande. Si contrôle il doit y avoir, il se fera à posterio parce que vous savez qu'il est inutile de bloquer 100% de l'entreprise pour éviter les 5% de dérives (exemples : demande non justifiée de créations de sites).

 

Vous ne briderez pas les fonctionnalités de l'outil pour éviter les frustrations et pour éviter de stériliser l'innovation des usages au sein de l'entreprise.

 

Vous accompagnerez vos utilisateurs non pas forcément sur la maîtrise de l'outil (des tutos vidéos seront suffisants), mais sur la mise en oeuvre des outils dans les équipes (cas d'usages).

 

 

Nombreuses sont les entreprises qui constatent un échec de l'adoption des outils collaboratifs mis à la disposition des utilisateurs. 

 

Soit les outils ne sont pas utilisés, soit ils sont utilisés (contraints et forcés) mais les utilisateurs pestent contre ce produit qu'ils ne comprennent pas.

 

Dans les deux cas, le manque d'accompagnement (ou la mauvaise approche de l'accompagnement) est à l'origine de ces problèmes.

 

L'accompagnement

 

Sensibiliser et accompagner


Les entreprises abordent souvent l'accompagnement d'un outil comme SharePoint sous l'angle de l'outil informatique.

 

Cet accompagnement s'appuie donc essentiellement sur les explications du paramétrage de l'outil (mode d'emploi). On explique comment créer un site, une liste, comment les paramétrer, comment intégrer du Workflow.

 

Ce type d'accompagnement n'est paradoxalement pas le plus important ; il est facile à faire, avec des tutos vidéos, ou quelques supports.

 

Le plus important est de permettre aux équipes de savoir comment SharePoint peut les aider à mieux travailler. On parle donc ici plutôt des usages, et des usages qui correspondent à leur vie professionnelle quotidienne.

 

Nous savoir comment aborder cet accompagnement, je vous invite à cliquer sur le bouton ci-dessous pour lire la rubrique dédiée à ce sujet dans la rubrique "Les enjeux".

A lire dans le blog

 
 

Pour plus d'informations, d'explications et de conseils sur ce sujet, je vous recommande la lecture du livre qui aborde ce sujet dans un chapitre complet.

 

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Besoin d'accompagnement sur ce sujet ?

 

Pour tout besoin d'accompagnement sur ces sujets, analyse de situations, conseils et recommandations, n'hésitez pas à vous rapprocher de la société ABALON

(contact : nathalie.guimonet@abalon.fr