Face à la multiplication des contenus et des outils, le portail d'entreprise se positionne comme la porte d'entrée de tout votre écosystème du digital interne de l'entreprise.

 

Digital interne

Le portail intranet

Présentation

 
 

Au début de l'intranet d'entreprise, soyons clairs, il n'était pas très utile de parler "portail". Le simple site de communication suffisait : au travers de quelques onglets, on accédait à tous les contenus Web de l'entreprise, sans aucun problème.

 

Et puis au fil du temps, ces contenus se sont considérablement multipliés, comme j'ai pu l'expliquer dans la page "évolutions".

 

Au final, l'Intranaute d'aujourd'hui se retrouve au centre d'une quantité considérable de sites Web :

 

  • sites métier, d'information,

  • sites pratiques,

  • sites de gestion documentaire & collaboratifs

  • communautés Réseau Social d'Entreprise,

  • etc.

 

Lorsque l'écosystème intranet devient très riche, la mise en place d'un portail d'accès est une nécessité absolue.

 

Savoir de quoi on parle

 

Dans le passé, à une époque où la notion de portail n'était pas encore bien dans toutes les têtes, il m'est déjà arrivé d'intervenir auprès de structures dont le manager affichait son besoin d'intégrer un portail couvrant toutes les activités de ses équipes.

 

Souvent, le besoin était fondé, et le utilisateurs avaient vraiment besoin d'un site unique qui puisse rassembler liens et données de tous les sites métiers utilisés.

 

Mais dans certains cas, une petite discussion avec le manager faisait apparaître clairement le fond de la demande : en fait, dans l'absolu, le manager recherchait plutôt un reporting global et transverse des activités de ses équipes.

 

En somme, ce n'était pas un portail web dont il avait besoin, mais de tableaux indiquant les sujets sur lesquels travaillent ses équipes, et diverses autres informations comme les avancements, etc.

 

Cette anecdote montre, s'il en était besoin, qu'il faut toujours bien vérifier le fondement de chaque demande de ce type, et bien vérifier que le demandeur maîtrise bien la notion de ce qu'il demande.

A quoi ça sert ?

 

A quoi peut bien servir un portail d'entreprise ? Voici quelques pistes pour vous donner quelques idées.

 

Faciliter l'accès aux contenus

 

Face à la multitude de contenu, de sites, le portail d'entreprise a pour premier objectif de faciliter l'accès au travers d'une interface unique, qui servira de guide vers le bon contenu.

 

Pour faciliter l'accès aux sites Web de l'entreprise, le portail propose différents moyens de navigations, allant de simples liens, jusqu'aux menus "méga drop" (menu déroulant riche) que l'on rencontre dans les sites marchants, en passant par les traditionnels onglets.

 

Ca peut être également un moteur de recherche "global" dit "moteur de recherche d'entreprise". Sujet délicat : cliquez ici.

 

 

Mettre en visibilité

 

Pour mettre en visibilité ces contenus, les portails exploitent la partie "contenu" de ses pages, au travers de vignettes, de carrousels, de widgets, etc.

 

Faire la promotion des outils, ce n'est pas se faire plaisir: c'est assurer un Retour Sur Investissement à des projets informatiques.

 

Car souvent, on pense que réaliser un outil suffit à ce qu'il soit utilisé. C'est faux. Le meilleur outil du monde, si personne en sait qu'il existe, personne ne l'utilisera. Cette promotion est donc indispensable : c'est du ressort de la Communication interne, bien souvent.

Syndiquer les contenus

 

Pour syndiquer les données, c'est un peu plus compliqué. Syndiquer les données, c'est un terme qu'on utilise pour dire qu'on va pouvoir "remonter" sur une page Web des informations qui viennent de plusieurs sources différentes.

 

Par exemple, sur une seule page, je peux avoir une vue sur des données issues de l'application métier de facturation, des infos sur des données venant de mes sites de Gestion Electronique de Données, etc.

 

Le portail peut également remonter des flux d'information issues du réseau social d'entreprise.

 

L'intérêt est donc de permettre aux collaborateurs d'avoir toutes les infos métier dans une même page, plutôt que de devoir ouvrir chaque application métier, une à une. Et pour faire cela, les solutions techniques sont plus compliqués à mettre en oeuvre.

 

Exemple : portail Wooby de Bouygues Telecom
image extraite d'un article du Journal du Net (cliquez ici)

Servir la stratégie digitale

 

Le portail est avant tout, à mon sens, un puissant outil pour servir la stratégie digitale de l'entreprise. Selon l'intégration des services au sein du portail, selon leur mise en valeur, le portail d'entreprise permet d'atteindre des objectifs de digitalisation interne des équipes, le facilite, ou le freine. Or généralement, ce ne sont pas les mêmes personnes qui ont la responsabilité à la fois du portail (Direction Communcation interne), du RSE (souvent RH) et des outils collaboratifs (souvent DSI).

Authentification, profilage

 

Rappelez vous que tous les collaborateurs de votre entreprise vont accéder au portail, et que tous les collaborateurs ne font pas tous le même travail, ni n'utilisent les mêmes outils.

 

Chaque utilisateur aura donc des besoins de "consommation du portail" différents. Au portail de s'y adapter.

 

La connexion

 

Dans la page des bonnes pratiques, j'ai évoqué l'importance d'instaurer une règle d'or dans l'entreprise : toute application Web doit bénéficier d'une authentification automatique, ce que l'on appelle le SSO (pour Single Sign On). Dans le cadre d'un portail, cette recommandation prend tout son sens.

 

Le SSO doit permettre aux utilisateurs de pouvoir accéder facilement à n'importe quel site Web sans avoir à s'authentifier à tout bout de champ.

 

Mais surtout cette authentification automatique et homogène technologiquement entre toutes les applications permettra de rendre possible la syndication des contenus. En effet, il n'y a que de cette façon que le portail peut récupérer de manière transparente les informations depuis les applications tierces, pour les afficher dans le portail.

 

Le profilage

 

Afficher des liens dans une page Web, c'est facile à faire. Quelque part, un portail pourrait très bien n'être qu'une simple page HTML intégrant un beau design et des liens vers des contenus internes, et c'est tout.

 

Il y a par contre un point important : dans un portail, il ne faut montrer à l'utilisateur que les liens vers les contenus pour lesquels il dispose des droits d'accès, pour éviter de générer de la frustration, de l'incompréhension ou de la perte de temps.

 


 

 

Plus facile à dire qu'à faire. Positionner des droits sur des liens, des onglets, dans des menus, cela nécessite de mettre en place des solutions reposant sur des groupes (listes de personnes) ou des "profils" (définition de populations, reposant sur des requêtes dans les annuaires d'entreprise). Certains outils du marché proposent des solutions natives (SharePoint par exemple, avec des droits positionnables sur des onglets).

 

La personnalisation

 

Connaître l'identité de la personne qui se connecte permet ensuite de pouvoir lui proposer de personnaliser son portail. Il y a deux types de personnalisations : la personnalisation de l'aspect et la personnalisation du contenu.

 

La personnalisation de l'aspect, c'est la possibilité de modifier des aspects esthétiques par exemple, comme le thème graphique du portail, les couleurs. Ce sont des petites choses "en plus", qui peuvent aider à l'adoption, mais qui n'apportent pas de gains métier réels.

 

La personnalisation du contenu par contre est importante. C'est la possibilité de poser des "widgets" de contenu selon ses besoins, de paramétrer leurs contenus en fonction des besoins métier. L'objectif est de permettre à chacun de se construire une page métier complète avec tous les informations nécessaires pour travailler.

 

De façons générales, la personnalisation est une fonctionnalité qui coûte cher et qui complexifie le portail. Au final, rares sont les utilisateurs qui s'en servent. Même si les gains en termes d'efficacité pour les fonctionnalités de personnalisation d'usage sont clairs, l'investissement reste important. J'en parle plus en détail dans mon livre, chapitre "le portail intranet", page 64

 

Gouvernance, évolutions

Un portail d'entreprise n'a rien de statique. C'est au contraire un outil puissant qu'il faut faire vivre au fil de l'évolution de l'entreprise, administrer et faire évoluer.

 

La gestion du portail

 

La structure en charge du portail d'entreprise (en général la communication interne) doit disposer des moyens nécessaires pour administrer l'intégralité du portail, en toute autonomie par rapport à sa maîtrise d'oeuvre.

 

Cela sous entend de disposer d'un "Web master" et surtout d'un outil paramétrable ne nécessitant pas d'intervention d'informaticiens pour faire des mises à jour.

 

Cette administration consiste à gérer les liens, les onglets et autres menus méga drop, ainsi que la communication / promotion des contenus, et autres canaux de communication.

 

Par exemple, des contenus pointés par le portail peuvent ne plus être en service et à l'opposé, de nouveaux contenus 

 

 


 

Savoir faire évoluer le portail

 

Les outils proposés par le digital interne évoluent très vite, et avec eux, les usages pour le travail des collaborateurs sont de plus en plus puissants.

 

Le portail entreprise est le fer de lance de ces usages. Le portail peut être un très bon vecteur de ces nouveaux usages, en les "poussant" dans l'environnement du collaborateur. 

 

A titre d'exemple, intégrer dans le portail d'entrperise le fil d'actualité du Réseau Social d'Entreprise permet d'ancrer le RSE dans la vie de l'entreprise, puisqu'il est au coeur du portail, identifié comme étant la vitrine interne de l'entreprise.

 

A contrario, laisser le portail d'entreprise isolé, sans y intégrer les sites collaboratifs ni le réseau social d'entreprise, c'est afficher clairement que ces outils sont une initiative d'une direction (la DSI généralement) que la Direction Générale ne valide pas forcément.

 

Pour toutes ces raisons, savoir identifier les évolutions des outils et des usages pour les intégrer dans le portail est un axe important pour accompagner le digital interne de l'entreprise.

 

Pour plus d'informations, d'explications et de conseils sur ce sujet, je vous recommande la lecture du livre qui aborde ce sujet dans un chapitre complet.

 

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