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Focus sur Microsoft project

Il y a quelques jours, certains collègues de la société ABALON et moi-même avons eu l'occasion de passer une journée complète avec Vincent Capitaine, l'un des meilleurs experts du très connu logiciel de gestion de projet : Microsoft Project.

Sous sa forme actuelle, Microsoft Project a une double raison de faire l'objet de ce billet dans ce site : en plus d'être l'outil par excellence du chef de projet dont il me faut obligatoirement parler dans ce site, il offre un espace digital aux acteurs du projet, au travers de SharePoint. Vincent a accepté de nous en dire quelques mots.

Vincent Capitaine, pouvez-vous vous présenter en quelques mots ?

Je suis actuellement manager commercial au sein de Microsoft en charge des solutions Cloud de gestion de projet et de portefeuille, auprès des grands comptes français du secteur commercial et du secteur public.

J’appartiens à l’organisation mondiale des « Global Black Belts » en support des équipes locales de Microsoft, dont la raison d’être est de promouvoir la stratégie de Microsoft orientée chaque jour davantage vers le Cloud (en particulier Office 365, notre offre de solutions de productivité dans le Cloud) et la mobilité.

Avant de rejoindre Microsoft, j’ai été plus d’une dizaine d’années consultant en management de projet spécialisé dans la mise en œuvre des solutions Microsoft de gestion de projet et de portefeuille au sein de différentes sociétés partenaires Microsoft. J’ai également eu plus pendant 5 années le titre de MVP Microsoft Project (Most Valuable Professional), une reconnaissance prestigieuse puisque attribuée uniquement une cinquantaine d’experts de Project à travers le monde.

Enfin, j’ai eu le plaisir d’écrire plusieurs ouvrages consacrés à Microsoft Project édités par Dunod, vendus à plusieurs milliers d’exemplaires.

Microsoft Project a une longue histoire. Pouvez-vous nous en donner les grandes dates ?

Project a une très longue histoire ! Le produit est né en 1983 (fonctionnant initialement pour MS-DOS), soit deux années avant Windows. Qui l’eut cru ? Jusqu’à la fin des années 1990, Project est demeuré un logiciel de productivité individuelle qui s’installe sur le poste de travail de l’utilisateur. La version 1.0 de Project pour Windows date de 1990.

Dès le début des années 2000, Microsoft a proposé une solution de gestion de projet pour les entreprises, renommée très rapidement Project Server (après avoir été appelée initialement Project Central), permettant la gestion d’un pool de ressources partagé, la consolidation globale des projets, la collaboration, etc. D’un outil pour les chefs de projet, Project devient donc à partir de là une solution pour tous les acteurs de la gestion de projet : ressources, managers et autres parties prenantes des projets.

La version 2010 de Project Server est la fusion de deux outils, Project Server et Project Portfolio Server, une autre solution qui existait pour la gestion stratégique de portefeuille. Dès lors, Microsoft a donc proposé à ses clients une véritable solution dite « PPM » (Project & Portfolio Management).

Dernière date clé : 2013. Soit l’année de sortie de Project Online, la solution PPM de Microsoft dans le Cloud, proposée dans le cadre des services Office 365.

Quelle place a Microsoft Project dans les solutions de gestion de projet ?

Avec plus de 20 millions d’utilisateurs, Microsoft Project est clairement le logiciel de gestion de projet le plus utilisé à travers le monde par les chefs de projet et les planificateurs. Il se vend une licence de Project toutes les 20 secondes à travers le monde. Et plus de 10 000 entreprises et organisations ont choisi nos solutions PPM (Project Server ou Project Online).

Aujourd’hui, la grande force de Project (encore une fois en incluant évidemment Project Server et Project Online), réside dans son intégration avec les solutions Microsoft comme Skype Entreprise, SharePoint, Office, PowerBI… apportant aux acteurs de la gestion de projet une expérience inégalée en matière de collaboration et de communication.

Aussi, Project a énormément évolué ces dernières années. Il est devenu plus ergonomique et convivial, tournant le dos à sa réputation d’outil complexe et austère. Pour preuve, la planification manuelle permet aujourd’hui d’utiliser Project « comme Excel », pour faciliter la prise en main de l’outil par la majorité des chefs de projet qui continuent d’utiliser un tableur (hérésie !) pour gérer leurs projets.

Un point important que je souhaite mentionner : Project Online est considéré en interne comme un produit « stratégique » depuis l’arrivée de Satya Nadella, ce qui signifie que des investissements importants ont actuellement lieu sur cette solution. Ils commencent d’ailleurs à porter leurs fruits : la roadmap relativement à l’innovation du produit rendue publique en septembre dernier commence à se concrétiser !

Par exemple, une application disponible gratuitement pour nos clients permet d’accéder via le Web (ou sur un iPad) à de nombreux rapports et tableaux de bord pour analyser le portefeuille des projets. Une application pour la saisie des temps des ressources sur smartphones devrait également être disponible dans les tous prochains jours.

Comment les utilisateurs abordent-ils cet outil généralement ?

Beaucoup, pour ne pas dire la majorité des utilisateurs, utilisent l’outil pour créer un planning, pour « dessiner un Gantt ».

Malheureusement, faute de formation ou de conduite du changement adaptée, Project n’est bien souvent utilisé que pour cela, alors même que sa raison d’être est de permettre le pilotage des projets, ce qui se concrétise dans l’outil par la mise à jour de l’avancement et la replanification. La comparaison à tout instant des écarts entre la situation courante du projet et les engagements pris est également possible. Pour faciliter la prise de décision et mieux anticiper.

J’insiste sur ce point au risque de me répéter : une formation initiale est essentielle pour maîtriser Project, qui n’est pas un outil bureautique (comme PowerPoint ou Word) mais bel et bien une solution au service d’un métier : la gestion de projet. Souvent l’écueil, dans les entreprises, est que Project est installé sur les postes de travail des utilisateurs sans cette conduite du changement. En résulte la réputation d’outil « complexe » qui a longtemps été attribuée à Project et qui me semble usurpée, surtout lorsque l’on compare Project à la majorité des solutions concurrentes du marché.

Aussi, Project est également souvent utilisé pour la gestion des ressources. Rationnaliser l’utilisation des ressources (humaines en particulier) est une tendance forte actuellement au sein des entreprises et organisations. En utilisant Project Online (ou Project Server), il est possible d’analyser les plans de charge des ressources mutualisées et de mesurer l’adéquation entre les charges nécessaires à l’accomplissement des tâches des projets et les capacités dans le cadre d’organisations matricielles en particulier.

Microsoft Project propose un espace digital de travail parfaitement intégré à SharePoint. Pouvez-vous nous en dire plus ?

C’est très simple : lors de la création d’un projet, un site collaboratif SharePoint peut être automatiquement généré (cela s’applique dès lors qu’une entreprise a choisi de déployer Project Server ou Project Online).

Concrètement, cela permet d’avoir pour chaque projet un espace digital de référence pour la gestion de l’ensemble des données non stockées dans le planning : documents, risques, problèmes. Un fil de discussion (pourquoi pas en utilisant Yammer !) peut également être créé pour faciliter les échanges entre l’ensemble des parties prenantes du projet.

Microsoft vient de sortir une fonctionnalité appelée PLANNER.

Comment ça se positionne par rapport à Microsoft Project ?

On pourrait également parler de Wunderlist, que Microsoft a acquis l’année dernière !

L’idée est simple : tout collaborateur d’une entreprise gère des tâches, mais toutes ne s’inscrivent pas dans le cadre de projets. Jusqu’ici, Microsoft ne proposait pas d’outil convivial de gestion de tâches collaboratif. Nous proposons donc depuis quelques semaines, à nos clients Office 365, Planner, qui permet de gérer les tâches au sein d’équipes, de manière très visuelle. Mais il ne faut pas chercher dans Planner de fonctionnalités d’ordonnancement, de liaisons entre les tâches, de planification ! Pour résumer, Planner n’est en aucun cas un outil de gestion de projet et ne se substitue pas à Project.

Quant à Wunderlist, il s’agit d’une application mobile très populaire (et gratuite : téléchargez-la !). Elle permet à un utilisateur de gérer sa liste de tâches personnelles.

L’idée de Microsoft : intégrer très prochainement Project, Planner et Wunderlist. Plusieurs scénarios ont été imaginés et des développements sont en cours au sein de nos équipes de Redmond.

Un exemple ? Quoi de plus naturel que de retrouver sur son smartphone, donc dans Wunderlist, ses tâches personnelles ainsi que les tâches auxquelles l’on est affecté au niveau de son équipe ou au niveau des projets (donc dans Planner et Project) ? Ce sera demain une réalité.

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